Un atelier de formation de trois jours s’est tenu du 10 au 12 mars 2016 à Saly Portudal à l’initiative de l’Agence De l’Informatique de l’Etat (ADIE) avec le soutien de ses différents partenaires dont ICF et Pro Archives Systemes. L’objectif visé à travers cette rencontre était de former et sensibiliser des agents du secteur de l’urbanisme sur l’archivage électronique et la gestion documentaire.
L’archivage est une pratique, une activité incontournable mais qui reste méconnue du grand public. Pourtant, son importance pour permettre des prises de décision dans les meilleures conditions et en toute connaissance de cause n’est plus à démontrer.

Aujourd’hui, avec l’évolution des technologies de l’information et de la communication, l’archivage a pris une dimension encore plus importante. D’où l’initiative des différents acteurs du projet Télédemande d’autorisation de construire (TeleDAC) de miser sur l’archivage électronique pour conserver tous les documents du secteur de l’urbanisme dans les quatre départements de la région de Dakar.
C’est dans cette optique que l’atelier, animé par le consultant-expert archiviste, Cheikh Tidiane Sy, Directeur de l’Entreprise Numérique de Gestion des Archives (ENGA), a été organisé. La rencontre de trois jours a réuni les représentants des directions de l’urbanisme et de l’architecture (DUA) des départements de Dakar, Guediawaye, Pikine et Rufisque.
L’objectif de la rencontre qui était de donner aux participants une vision globale et systémique de la gestion d’archives a largement été atteint, d’après les différents témoignages. Les enjeux, stratégies et méthodes d’archivage sont passés au peigne-fin. M. Sy a également formé les participants sur l’utilisation de certains outils d’archivage.
L’étude de cas portant sur la plateforme mise en place par l’ADIE dans le cadre du projet TeleDAC pour la gestion documentaire et l’archivage électronique a suscité beaucoup d’intérêts chez les séminaristes. Ce dispositif sera incessamment déployé dans les directions ou services de l’urbanisme où la plateforme TeleDAC est opérationnelle.
Le chef de projet, Omar Mar, a insisté sur la nécessité de pérenniser les acquis du projet notamment dans le domaine de l’archivage. Pour lui, « c’est la seule façon de donner de la valeur au changement et de préserver son impact positif ».
Rappelons que le projet TeleDAC a pour mission principale de faciliter les conditions d’obtention de l’autorisation de construire à travers la dématérialisation complète de la procédure. Dans ce dessein, TeleDAC se doit, entre autres, de sécuriser les archives physiques de permis de construire des directions ou services de l’urbanisme de la région de Dakar.

Et à ce jour, beaucoup de réalisations en ce sens sont à son actif. En effet à travers TéléDAC, 200 000 dossiers du Centre National des Archives ont été numérisés et les bureaux de l’institution réhabilités.

Cette démarche a rendu possible la sécurisation des archives physiques de permis de construire des directions et services de l’urbanisme dans les localités concernées. 25 personnes ont été recrutées pendant 9 mois pour la numérisation de toutes les archives datant parfois d’avant les indépendances.
Le chargé de Communication de l’ADIE.

(Source : Social Net Link, 13 mars 2016)